Welcher Tag entscheidet, in welches Quartal ein Beleg gehört

01Die vier Fälle

Nur ein einziger dieser Fälle hängt am Geld: die Anzahlung. Alle anderen hängen am Papier.

02Bei Eingangsbelegen sagt es das Formular selbst

Damit ist es entschieden: das Datum der Rechnung. Nicht der Tag, an dem Sie bezahlt haben, nicht der Tag der Abbuchung und nicht der Tag, an dem der Beleg bei Ihnen ankam.

Ein Beleg, der zwei Quartale später auftaucht, gehört deshalb in die Berichtigung des alten Quartals — nicht in das laufende, in dem er zufällig gefunden wurde.

03Warum nicht der Zahltag

Manche Programme rechnen auf das Zahlungsdatum. Das ist eine Ist-Versteuerung, und die ist kein Schalter, sondern ein Verfahren, das ein Staat anbieten muss und für das man eine Genehmigung braucht.

Wer ohne Genehmigung auf das Zahlungsdatum rechnet, hat nicht anders gerechnet, sondern falsch. Und es fällt lange nicht auf, weil über ein ganzes Jahr fast dieselbe Summe herauskommt.

Dazu kommt ein praktisches Argument: die zusammenfassende Meldung kennt kein Kassenprinzip. Rechnete die Erklärung auf den Zahltag, nennte sie für dieselbe Rechnung ein anderes Quartal als die VIES-Meldung — und genau dieser Abgleich läuft maschinell.

04Die Rechnung hat eine Frist

Die Rechnung muss binnen 30 Tagen ab Entstehen der Steuer ausgestellt sein. Der massgebliche Tag entsteht also nicht dadurch, dass Sie die Rechnung schreiben — er ist schon da, und die Rechnung folgt ihm nach.

Deshalb ist der Leistungszeitraum eine Pflichtangabe und nicht eine Höflichkeit: er sagt, wann die Steuer entstanden ist. Auf der alten Rechnung, nach der unsere Vorlage gebaut wurde, fehlte er.

05Was das für die Praxis heisst

• Ein Beleg wird nach seinem Rechnungsdatum abgelegt, nicht nach dem Tag des Fotografierens.
• Ein nachgereichter Beleg verlangt eine Berichtigung, keine Umbuchung ins laufende Quartal.
• Eine Anzahlung ist der einzige Fall, in dem der Kontoauszug den Tag bestimmt.
• Wer eine Rechnung spät schreibt, verschiebt damit nicht das Quartal.